نرم افزار حسابداری تولیدی

آیا می دانید مهم ترین رکن در واحد منابع انسانی پرونده های پرسنلی می باشد! به دلیل اهمیت بالای پرونده های پرسنلی در هر سازمان، بایگانی پرونده های پرسنلی نیز از اهمیت بالایی برخوردار می باشد. معمولا بایگانی پرونده های پرسنلی به منظور استناد به این اسناد در آینده و همچنین افزایش مسئولیت پذیری کارمندان در قبال وظایف خود انجام می شود.

بایگانی یعنی چه ؟

احتمالا برای شما هم سوال هست که اصلا بایگانی یعنی چه ؟ می توان گفت که بایگانی نوعی دسته بندی می باشد و انجام آن فرایندی است که سبب نظم بخشیدن به اطلاعات و اسناد خواهد شد.
یکی از فرایندهای مهم در مدیریت اسناد و مدارک بایگانی می باشد و کارمندان اداری هر سازمان نیز باید توانایی بایگانی اسناد و مدارک را داشته باشند. البته امروزه با روی کار آمدن تعداد زیاد نرم‌ افزار بایگانی اسناد، کارمندان راحت تر می توانند اطلاعات خود را بایگانی نمایند.

مفهوم بایگانی یعنی چه؟

بایگانی خود دارای دو مفهوم می باشد، مفهوم اول آن به معنای طبقه بندی، محافظت، نگهداری و تنظیم اسناد با استفاده از روش های دسترسی به اسناد با هزینه پایین و سرعت کم می باشد. مفهوم دوم بایگانی به معنای محل نگهداری اسناد مطابق ضوابط معین و علمی می باشد.

انواع بایگانی

اگر بخواهیم بایگانی را دسته بندی نماییم، باید بگوییم که بایگانی دارای 3 نوع بایگانی جاری، بایگانی نیمه جاری و بایگانی راکد می باشد. در این بخش به معرفی هریک از انواع روش های بایگانی می پردازیم.

بایگانی پرونده پرسنلی چیست؟

پرونده های پرسنلی اطلاعات فردی، تحصیلی، شغلی، حقوقی، سوء پیشینه و ضمانت نامه کارمندان را به صورت کامل در خود جای می دهند. بنابراین نگهداری از پرونده های پرسنلی در هر سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. درواقع یکی از رکن‌های مهم در واحد منابع انسانی هر شرکت تهیه پرونده های پرسنلی می باشد.

روش های بایگانی پرونده پرسنلی

برای بایگانی پونده های پرسنلی دو روش بایگانی الکترونیکی و دستی وجود دارد و شرکت ها با توجه به استراتژی کار خود روش بایگانی پرونده پرسنلی را انتخاب می نمایند.
روش های نوین بایگانی اسناد
ازجمله روش های نوین بایگانی اسناد می توان به موارد زیر اشاره نمود:
روش بایگانی الفبایی
روش بایگانی عددی
روش بایگانی مرکب (استفاده از حروف و اعداد)
روش بایگانی براساس موضوع
روش بایگانی براساس رنگ ها
روش بایگانی براساس مناطق جغرافیایی
روش بایگانی براساس تاریخ یا روش تاریخی

خلاصه پرونده پرسنلی

خلاصه پرونده پرسنلی برگه ای می باشد که افراد با مشاهده این برگه اطلاعات ضروری فرد را بدست آورده و نیاز نباشد که هر دفعه تمام پرونده بررسی شود. معمولا نام و نام خانوادگی و شماره تماس پرسنل در برگه خلاصه پرونده پرسنلی درج می شود. توجه داشته باشید که خلاصه پرونده پرسنلی باید در ابتدای پرونده هریک از پرسنل وجود داشته باشد.

شرح وظایف مسئول بایگانی پرسنلی

مسئول بایگانی دارای وظایفی می باشد که باید آن ها را به نحو احسن انجام دهد. ازجمله وظایف مهم مسئول بایگانی پرسنلی به شرح زیر می باشند:

حفظ و نگهداری از اسناد و مدارک پرسنل و نگهداری از مدارک محرمانه براساس قوانین و اصول بایگانی
تهیه فهرست مدارک با توجه به اصولی که مشخص شده اند.
پیوست نمودن پرونده ها و سوابق نامه ها براساس دستور
پاسخگویی به سوالات از طریق تلفن و یا به صورت حضوری در زمینه رفع مشکلات اداری کارکنان
تهیه گزارشات مورد نیاز جهت گزارش دهی به مدیران
تحویل پرونده های مخدومه به واحد بایگانی راکد پس از تایید مافوق خود
تشکیل پرونده برای پرسنل جدید
صورت برداری، طبقه بندی، کد گذاری و بایگانی کردن پرونده ها باتوجه به دستورالعمل ها
بایگانی امور مربوط به بایگانی مرخصی ها، استعلاجی و گواهی آموزشی کارکنان
همکاری جهت تهیه وضعیت مرخصی سالیانه پرسنل
بایگانی نمودن ارزشیابی سالیانه کارکنان شرکت در پرونده ها
برگ شماری و لاک و مهر نمودن پرونده هایی که به سایر واحدهای تابعه ارسال شده و وصول پرونده
انجام سایر اموری که توسط مافوق به وی محول می شود.
نتیجه گیری

بایگانی پرونده های پرسنلی یکی از فرایندهای پراهمیت در هر سازمان می باشد، زیرا پرونده هایی که بایگانی می شوند در آینده مورد استفاده قرار خواهند گرفت. درواقع پرونده هایی که از فرایند اداری خارج شده اند اما برای سازمان دارای اهمیت هستند و احتمالا در آینده مورد استناد قرار خواهند گرفت، بایگانی می شوند.